Emily maakt sprintplannen realiteit bij één van de 3 grootbanken

In mijn rol als Scrum Master stond ik voor een grote uitdaging. Ons team had moeite met het afronden van het werk binnen de geplande sprint. Dit leidde tot frustratie en een gebrek aan voortgang. Mijn vraag was dus: hoe kunnen we als team structureel ons werk afmaken?

de samenstelling van het devops team

Het team dat ik begeleidde was een hechte groep DevOps Engineers die werkte aan een digitale werkomgeving voor de interne medewerkers. Ondanks hun ervaring en toewijding, liepen we tegen dezelfde problemen aan: werk werd ingepland maar niet afgerond.

de 'five whys' methode

Als Scrum Master zie ik vaak dat de uitdagingen van een team slechts symptomen zijn van dieper liggende problemen. Om de kern van ons probleem te vinden, ging ik in gesprek met de teamleden, organiseerde ik retrospectives en sprak ik met stakeholders. Samen met onze Agile Coach volgden we de ‘Five Whys’-methode om de oorzaak van ons probleem te achterhalen:

1. Waarom maakt het team het werk in de sprint niet af? "Omdat er teveel werk wordt ingepland ten opzichte van de beschikbare tijd."
2. Waarom wordt er teveel werk ingepland? "Omdat de product owner veel werk in de sprint gedaan wil hebben."
3. Waarom wil de product owner veel werk gedaan hebben? "Omdat hij zijn stakeholders tevreden moet houden, die hem pushen."
4. Waarom pushen de stakeholders? "Omdat er onduidelijkheid is over wanneer werk wordt opgeleverd."
5. Waarom is het onduidelijk wanneer werk wordt opgeleverd? "Omdat er geen product roadmap is."

wat we verder ontdekten

We ontdekten dat het ontbreken van een gedetailleerde product roadmap en onvoldoende refinement van het werk de belangrijkste oorzaken waren.

Daarom richtten we ons op drie gebieden, zoals:

• Realistisch plannen
• Een product roadmap maken
• De refinement opzetten

inzoomen op teamprocessen

Mijn taak was om deze problemen op te lossen door middel van coaching, begeleiding en het implementeren van nieuwe processen. Dit deed ik als volgt:

• Coaching: Ik coachte het team om realistischer te plannen. Dit betekende minder werk inplannen en duidelijker communiceren met de product owner.
• Sprint doelen opstellen: We begonnen met één duidelijk doel per sprint, wat de hoogste prioriteit kreeg. Een tip die ik leerde van mijn Agile Coach: "Schrijf je sprint doel op als een krantenkop, alsof het al behaald is."

het creëren en bijwerken van onze product roadmap

• Samenwerking met de product owner: We stelden een product roadmap op met prioriteiten en tijdsinschattingen. Dit deden we in samenwerking met het team om een realistische planning te maken.
• Continu bijwerken: De roadmap werd regelmatig herzien en aangepast op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen.

het opzetten van effectieve refinement sessies binnen ons team

• Doel en richtlijnen: Ik friste het doel van refinement op bij het team en gaf richtlijnen voor een effectieve refinement flow.
• Eigenaarschap: Elk groot stuk werk kreeg een eigenaar die verantwoordelijk was voor de refinement, samen met het team en de product owner.
• Periodieke sessies: Ieder kwartaal hielden we een overkoepelende refinement sessie om de kleinere werkstukken door het team te laten refinen.

verbeterde prestaties en hernieuwd zelfvertrouwen binnen het team

Het verbeteren van onze werkwijze had geen direct effect, maar na enkele weken begonnen we de eerste positieve veranderingen te zien. De sprintdoelen werden gehaald, en het werk werd daadwerkelijk afgerond binnen de sprint. Het meest waardevolle resultaat was echter het hernieuwde zelfvertrouwen en de energie binnen het team. Werk werd weer leuk, en de teamleden voelden zich verantwoordelijk voor hun eigen planning en refinement.

Heb je naar aanleiding van dit verhaal vragen of wil je weten hoe je deze aanpak in jouw team kunt toepassen? Neem gerust contact met me op!